Windows 版 Outlook 中的封存功能
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有數種在 Outlook 中封存郵件的方法。 您可以根據您在 Outlook 中設定的電子郵件帳戶類型決定使用方法。
所有帳戶都有權存取 [封存] 資料夾。 針對 Microsoft 365、Outlook.com 和 Exchange 帳戶，[封存] 資料夾是 Outlook 的其中一個預設資料夾，如同 [收件匣]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件] 資料夾。 此資料夾無法刪除。 如果您搭配使用 Outlook 和 Exchange 或 Exchange Online 帳戶，保留原則等資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。
針對 POP 和 IMAP 帳戶，您可以建立 [封存] 資料夾，或將現有的資料夾，指定做為 [封存] 資料夾。 您無法變更 Microsoft 365 或 Exchange 帳戶的 [封存] 資料夾位置。
使用 [封存] 按鈕將郵件移動到 [封存] 資料夾不會降低信箱的大小。 如果您必須縮小郵箱大小，可以在 企業用 Microsoft 365中使用在線封存。
透過使用 [封存] 按鈕封存郵件
您可以使用功能區上 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕，將一個或多個郵件移動到 [封存] 資料夾，而不用將它們刪除。 使用封存有數個優點。
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從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目。 根據預設，當您在搜尋方塊中輸入字詞時，Outlook 會搜尋您信箱中的所有資料夾。
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項目仍可透過「封存」資料夾在您的手機或其他裝置上取得。
針對您使用的 Outlook 版本，選取下方的索引標籤選項。 我使用的是哪個版本的 Outlook?
附註: 如果此 全新的 Outlook 標籤下的步驟不起作用，您可能尚未使用 全新的 Outlook 。 選取 [傳統 Outlook ]，然後改為遵循這些步驟。
封存 全新的 Outlook中的項目
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選取您要封存的電子郵件。
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選取工具列中的
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您將收到一條彈出通知，確認操作並為您提供撤 消選項。
附註: 自動封存功能在 Windows 版全新的 Outlook中不可用。
在傳統 Outlook 中，您可以選擇：
封存項目 |使用鍵盤封存項目 |使用退格鍵停用封存 |尋找封存資料夾 |在線封存 |封存與線上封存 |常見問題
在傳統 Outlook 中封存項目
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在您的 [收件匣] 或其他資料夾中，選取一個或多個要封存的郵件。
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在 [刪除] 群組中，選取 [封存]。 您也可以使用 Backspace 鍵立即封存一或多個選取的郵件。
提示: 針對 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 和 Outlook.com 帳戶，即使您從未使用封存功能，[封存] 資料夾也會存在。 您會在您的 Outlook 資料夾清單中找到它。 如果您使用 Outlook 2016 或 Microsoft 365 Outlook 但未看到該資料夾，請移至 [檔案] > [Office 帳戶] > [更新選項] > [立即更新]。
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您的郵件將移至「封存」資料夾。 如果您錯誤地封存了郵件，請前往封存資料夾並將郵件移回收件匣。
附註: [封存] 按鈕僅在 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Microsoft 365 Outlook 中可見。 舊版 Outlook 功能區上沒有 [封存] 按鈕。
在傳統 Outlook 中使用鍵盤封存郵件
您可以按一下 Backspace 鍵來封存一或多個選取的郵件。 如果您按一下 Delete 鍵，郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。 您無法變更 Backspace 鍵的行為。
附註: 如果您的郵件是在自己獨立的視窗中開啟，而不是在 [讀取窗格] 中，您將無法使用 Backspace 鍵封存郵件。 您必須關閉郵件並在 [讀取窗格] 中檢視，才能使用 Backspace 鍵封存郵件。 郵件在新視窗中開啟時，封存郵件的唯一方法就是使用功能區上的 [封存] 按鈕。
如何停用在 Microsoft 365 Outlook 中使用退格鍵來封存?
若要避免 Backspace 鍵將項目移至 [封存] 資料夾，您可以新增下列登錄項目，以停用此功能。
重要: 請仔細按照本節中的步驟進行。 如果未能正確修改登錄，可能會發生嚴重的問題。 在您開始修改之前，請先備份還原用的登錄，以便在發生問題時派上用場。
群組原則登錄路徑：HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options 名稱：DisableOneClickArchive 類型：DWORD 值：1 OCT (Office 自訂工具) 登錄路徑： HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options 名稱：DisableOneClickArchive 類型：DWORD 值：1
附註: 此修正不適用於永久版本的 Outlook。
如何找到 [封存] 資料夾？
您的 [封存] 資料夾會在資料夾清單中。 若要顯示資料夾清單，請選取 [檢視 > 資料夾窗格] >[正常]。
如何搜尋 [封存] 資料夾？
根據預設，當您使用資料夾清單頂端的 [ 搜尋 ] 功能來搜尋 Outlook 專案時，傳統 Outlook 會搜尋您的整個信箱。
如果您要將搜尋範圍設定成只包含 [封存] 資料夾，請先選取資料夾清單中的 [封存] 資料夾。 現在您的搜尋方塊就只會搜尋 [封存] 資料夾。
這和線上封存有什麼不同？
線上封存是專為信箱極為龐大的 Microsoft 365 企業客戶所提供的功能。 這些客戶可以使用線上封存來避免刪除舊郵件。 使用者的線上封存在 Outlook 中有點像第二個帳戶，具有自己的資料夾結構。 因此，它不會包含在從收件匣執行的搜尋中。
如果啟用線上封存，系統管理員和使用者可以設定信箱，讓它自動使用封存原則將舊郵件移至線上封存。
什麼時候該使用封存，而什麼時候該使用線上封存？
我們建議您使用封存功能，讓您的收件匣中沒有您已回覆或處理的郵件。 將 [封存] 當做一個檔案資料夾。 您可以將項目儲存在 [封存] 資料夾中，而且輕鬆就能存取。 您還可以刪除郵件或將它們移動到特定文件夾，如果這更符合您的風格。
對於 Office 365 企業版組織中擁有大型信箱的使用者，我們建議系統管理員設定封存原則，將項目於一年後移至線上封存，如果使用者很快就會到達信箱配額，也可設定更短的時間。 這可確保使用者不必刪除舊郵件來騰出空間來容納新郵件。 [收件匣] 資料夾和本機 [封存] 資料夾中早於特定時間的郵件都可以移至線上封存。
封存的常見問題集
如果使用的是 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 或 Outlook.com 帳戶，您便無法變更要移動封存項目的目的地位置。 封存資料夾是傳統 Outlook 的預設系統資料夾之一，無法重新命名、移動或刪除。 如果使用的是 POP 或 IMAP 帳戶，例如 Gmail、 Yahoo 或 iCloud，可以透過選取 [檔案] > [信箱設定] > [工具] > [設定封存資料夾]，變更 [封存] 資料夾的位置。
封存是 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 中大家所熟知的功能，就連像是 Gmail 的其他電子郵件提供者，也有這項功能。 由於這個名稱眾所皆知，且線上封存是一項現有的功能，因此我們決定讓它們維持相同。
自動封存是較舊的 Outlook 功能，可自動將舊的郵件移動到 .pst 檔案。 這表示郵件會從伺服器移除，且較難透過搜尋來尋找。 如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟變得無法使用，這些郵件就會遺失。 線上封存是自動封存的企業級替代方案。
如果您沒有線上封存，且您的 IT 部門未停用該功能，則仍然可以使用自動封存。 如需 Outlook 2016中自動封存的詳細資訊，請參閱在傳統 Windows 版 Outlook 中手動封存舊專案。
在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 網頁版 以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。 無法使用群組原則停用封存功能。
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