Архивиране в Outlook за Windows
Отнася се за
Има няколко начина за архивиране на съобщения в Outlook. Методите, които можете да използвате, зависят от типа на имейл акаунтите, които сте настроили в Outlook.
Всички акаунти имат достъп до папка "Архив". За акаунти за Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папката Архив е една от папките по подразбиране на Outlook, като папка "Входящи", "Изпратени" и папката "Изтрити". Тази папка не може да бъде изтрита. Ако използвате Outlook с акаунт за Exchange или Exchange Online, правилата за папката като правила за задържане важат и за папката "Архив".
За POP и IMAP акаунти можете да създадете папка за архивиране или да посочите съществуваща папка, която да се използва като папка за архивиране. Не можете да променяте местоположението на папката Архив за акаунти за Microsoft 365 или Exchange.
Използването на бутона "Архив" за преместване на съобщения в папката за архивиране не намалява размера на вашата пощенска кутия. Ако трябва да намалите размера на пощенската кутия, можете да използвате онлайн Архив в Microsoft 365 за предприятия.
Архивиране на съобщения с помощта на бутона Архивиране
Може да използвате бутона "Архив" в групата "Изтриване" от лентата, за да преместите едно или повече съобщения във вашата папка Архив, без да ги изтривате. Използването на архивиране има няколко предимства.
-
Архивираните елементи остават лесни за намиране чрез полето за търсене или като отидете във вашата папка Архив. Когато въведете израз в полето за търсене, Outlook по подразбиране търси във всички папки във вашата пощенска кутия.
-
Елементите все още са налични на вашия телефон или други устройства чрез папката Архив.
Изберете опция от раздел по-долу за версията на Outlook, която използвате. Коя версия на Outlook имам?
Забележка: Ако стъпките под този раздел Нов Outlook не работят, е възможно все още да не използвате нов Outlook. Изберете Класически Outlook и следвайте тези стъпки вместо това.
Архив на елементи в нов Outlook
-
Изберете имейла, който искате да архивирате.
-
Изберете
-
Ще получите изскачащо известие, потвърждаващо действието и което ви дава възможност да отмените.
Забележка: Функцията за автоархивиране не е налична внов Outlook за Windows.
В класическия Outlook имате възможност да:
Архив елементи | Архив елементи с клавиатурата | Забраняване на архивирането с клавиша Backspace | Търсене Архив папка | Онлайн Архив | Архив или онлайн Архив | ЧЗВ
Архив елементи в класическия Outlook
-
Изберете едно или повече съобщения във вашата папка "Входящи" или друга папка, които да архивирате.
-
В групата Изтрий изберете Архивиране. Може да използвате и клавиша Назад, за да архивирате веднага едно или повече избрани съобщения.
Съвет: За акаунти в Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com вашата папка за Архив вече съществува дори ако никога не сте използвали тази функция преди. Ще я намерите в списъка на папките на Outlook. Ако не виждате папката и използвате Outlook 2016 или Outlook за Microsoft 365, отидете на Файл > акаунт за Office > Опции за актуализиране > Актуализирай сега.
-
Вашите съобщения ще бъдат преместени в папката Архив. Ако сте архивирали съобщение по погрешка, отидете в папката Архив и преместете съобщението обратно във вашата папка "Входящи".
Забележка: Бутонът Архив се вижда само в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook за Microsoft 365. В по-стари версии на Outlook бутонът Архив не е на лентата.
Архив съобщения с помощта на клавиатурата в класическия Outlook
Може да архивирате едно или повече избрани съобщения, като натиснете клавиша Назад. Ако натиснете клавиша Изтрий, съобщенията отиват в папката Изтрити. Не можете да промените поведението на клавиша "Назад".
Забележка: Ако съобщението е отворено в собствен прозорец, а не в екрана за Четене, клавишът "Назад" няма да архивира съобщението. Ще трябва да затворите съобщението и да го прегледате в екрана за Четене, за да използвате клавиша "Назад" за архивиране на съобщението. Когато съобщението бъде отворено в нов прозорец, единственият начин да архивирате съобщението е чрез бутона Архив на лентата.
Как да забраня архивирането чрез клавиша "Назад" на Outlook за Microsoft 365?
За да предотвратите преместването на елементи в папката за архивиране, можете да добавите следните записи от системния регистър, за да забраните тази функция.
Важно: Следвайте стъпките в този раздел внимателно. Ако промените системния регистър неправилно, е възможно да възникнат сериозни проблеми. Преди да го промените, архивирайте системния регистър за възстановяване, в случай че възникнат проблеми.
път групови правила системния регистър:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Име: DisableOneClickArchive Тип: DWORD Стойност: 1 Път в системния регистър на инструмента за персонализиране на Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Име: DisableOneClickArchive Тип: DWORD Стойност: 1
Забележка: Тази корекция не се отнася за постоянните версии на Outlook.
Как да намирам папката "Архив"?
Вашата папка Архив е в списъка на папките. За да покажете списъка с папки, изберете Изглед > екрана с папки >Нормален.
Как да търся папката "Архив"?
По подразбиране, когато търсите елементи на Outlook с помощта на функцията за търсене в горната част на списъка с папки, класическият Outlook търси в цялата пощенска кутия.
Ако искате да ограничите търсенето само до папката "Архив", първо изберете папката "Архив" във вашия списък на папките. Полето за търсене сега ще извърши търсене само в папката "Архив".
По какво това се различава от онлайн архива?
Онлайн архивът е функция за корпоративните клиенти на Microsoft 365, които имат необичайно големи пощенски кутии. Тези клиенти могат да използват онлайн архив, вместо да изтриват старата поща. Онлайн Архив на потребителя действа донякъде като втори акаунт в Outlook със собствена структура на папките. Следователно тя не се включва в търсенията, извършвани от папката "Входящи".
Ако онлайн архивът е разрешен, администраторите и потребителите могат да настроят пощенската си кутия да премества автоматично старите съобщения в онлайн архива, използвайки правила за архивиране.
Кога трябва да използвам "Архив" и онлайн архив?
Препоръчваме ви да използвате функцията Архив, за да поддържате папката "Входящи" чиста от съобщения, на които вече сте отговорили или сте предприели действия. Мислете за папката "Архив" като за файл. Можете да съхранявате елементи в папката "Архив" и все още да имате лесен достъп до тях. Можете също да изтривате съобщения или да ги премествате в определени папки, ако това е по-скоро вашият стил.
За потребители, които имат големи пощенски кутии в Office 365 Enterprise организация, препоръчваме на администраторите да зададат правила за Архив, които преместват елементи в онлайн Архив след една година или по-малко, ако потребителите достигат по-бързо квотата си за пощенски кутии. Това гарантира, че на потребителите няма да се налага да изтриват старата поща, за да направят място за нова поща. Имейлите, по-стари от указаното време, могат да бъдат премествани както от папката "Входящи", така и от локалната папка "Архив".
Често задавани въпроси относно архивирането
Ако използвате акаунт за Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com акаунт, не можете да променяте местоположението, в което се преместват архивираните елементи. Папката Архив е една от класическите системни папки на Outlook по подразбиране и не може да бъде преименувана, премествана или изтривана. Ако използвате POP или IMAP акаунт, като напр. Gmail, Yahoo или iCloud, можете да промените местоположението на папката "Архив", като изберете Файл > Настройки на пощенската кутия > Инструменти > Настройване на архивна папка.
Архивирането е добре известна функция, която вече е налична в Outlook Mobile, Outlook Web App и Outlook.com, а дори и при други имейл доставчици, като например Gmail. Понеже това е утвърдено име и понеже онлайн архивирането е съществуваща функция, решихме да запазим еднакви двете имена.
Автоархивирането е по-стара функция на Outlook, която дава възможност за автоматично преместване на старите имейли в .pst файл. Това означава, че имейлите се премахват от сървъра и стават по-трудни за търсене. Ако твърдият диск, който съдържа AutoArchive.pst файлът, стане неизползваем, можете да загубите тези съобщения. Онлайн архивът е функция от корпоративно ниво, която замества функцията за автоархивиране.
Автоархивирането все още може да се използва, ако нямате онлайн Архив и ако вашият ИТ отдел не забрани функционалността. За повече информация относно автоархивирането в Outlook 2016 вж. ръчно Архив по-стари елементи в класическия Outlook за Windows.
Архивирането е широко достъпно в Outlook за Windows, Outlook Mobile, Outlook в уеб и Outlook.com. Функцията Архив не може да бъде забранена с помощта на групови правила.
Свързани статии
Нуждаете ли се от още помощ?
Искате ли още опции?
Разгледайте ползите от абонамента, прегледайте курсовете за обучение, научете как да защитите устройството си и още.
Общностите ви помагат да задавате и отговаряте на въпроси, да давате обратна връзка и да получавате информация от експерти с богати знания.
